יום שישי, 20 במרץ 2015

כיצד לקבל לחתום ולשלוח חזרה קובץ או מסמך PDF בלי פקס?


בבואנו בימים אלו של שנת 2015 לבצע פעולה זו או אחרת אל מול חברות ממשלתיות או פרטיות אנו נתקלים לא אחת במקרים בהם אנו מקבלים בדואר האלקטרוני (אימייל) טפסים ממוכנים, אשר בסיום המילוי שלהם נדרשת גם חתימה ולהחזרתם למספר פקס נתון במקום לאפשר לנו להשיב באימייל גם כן.

מטבע הדברים פעילות זו די מתסכלת, ועולה השאלה מדוע עם כל הקדמה של שנת 2015 אנו מצופים להחזיק בבית מכשיר פקס, הנחשב לפריט די ארכאי ולא נדרש. בערך כמו להחזיק טלגרף או משהו דומה.

ואם כך, מה למעשה ניתן לעשות בכל זאת, כשאין ברשותנו מדפסת ו / או מכשיר פקס, אך קיימת אותה הדרישה של קבלת מסמכים עליהם נוכל לחתום ולהחזירם לנמען?

סביר שלא מעט יענו כי יש להם חנות או משרד קרובים, במקום העבודה, אצל חברים וכו'. אחרים יש להם מדפסת שהיא גם פקס, אך התפעול שלה דורש ידע טכני והתמצאות לא מועטה בנושאי תקשורת.

בשמחה מוצע כאן פתרון מעשי ודי פשוט.

מרבית הטפסים אשר אינם מאפשרים עריכה כלל מגיעים אלינו בפורמט הנקרא PDF.
הסבר קצר מתוך ויקיפדיה:
Portable Document Format- PDF בתרגום חופשי: תַּסְדִּיר מסמכים נייד.
מדובר בפורמט  חופשי אשר הומצא על ידי חברת אדובי מערכות וכיום מפותח על ידי ארגון התקינה הבינלאומי. מטרת הפורמט היא הצגה מדויקת של מסמכים ושאר תוכן ללא תלות בפלטפורמה. כמו כן, התפישה מאחורי פורמט ה־PDF  היא של "דף וירטואלי" כך שמה שמוצג על המסך יתקבל בהדפסה בדיוק רב, שלא כפי שבמקרים רבים, בעיקר ב־HTML,  בהם ישנן גרסאות נפרדות לתצוגה ולהדפסה.
יתרון נוסף ומשמעותי של פורמט PDF הוא היכולת לנעול מסמכים כך שאי אפשר יהיה לשנותם או להדפיסם ובכך יש שמירה על זכויות יוצרים ומניעת סילוף התכנים.
וכעת, לאחר הכירות בסיסית זו להלן פירוט לגבי הדרך בה בנוי מדריך זה.

למדריך זה שלושה פרקי הסבר עיקריים
פרק א' - הדרך לקבלת פקסים ללא עלות.
פרק ב' - הדרך לביצוע חתימה (זהה לזו הנחתמת ידנית בעט), מילוי הטופס ושמירתו בתום העריכה.
פרק ג' - הדרך למשלוח הפקס ללא עלות נם ישירות מהמחשב לנמען המבוקש.

פרק א' - הדרך לקבלת פקסים ללא עלות

- אכן, הדבר אפשרי.

קיימים אתרים רבים המאפשרים תהליך שכזה. באופן אישי האתר המומלץ הינו  https://www.myfax.co.il.

אתר זה מאפשר את הפעילות הפשוטה ביותר - הקצאת מספר פקס (אמיתי לחלוטין) לזמן מוגבל של יומיים אשר אליו ניתן לקבל כל פקס מבוקש.
קיים צורך ברישום ראשוני ולאחר מכן ניתן למסור את מספר הפקס החדש / זמני לכל אחד. ובמהלך היומיים הקרובים תוכלו לקבל פקסים ישירות לכתובת הדואר האלקטרוני שאיתה נרשמתם.
(מרגע הקצאת מספר הפקס האתר יודיע עד איזו שעה ואיזה תאריך המספר פעיל).
הממשק מופיע בעברית ונראה כ"תיבת דואר" אשר מתוכה ניתן לראות את כל הפקסים שהתקבלו וגם את אלו שנקראו.

במידה ורכשתם מנוי לשליחה ניתן יהיה לשלוח פקסים בהתאם.
MyFax.co.il

הקבצים שתקבלו בתוך הממשק הם קבצי PDF וניתן להוריד אותם למחשב על ידי לחיצה על ה"זכוכית מגדלת".

פרק ב' - כיצד לחתום ולערוך מסמכי PDF?
אז אחרי שקיבלנו את הפקס שלנו, השלב הבא הוא כמובן לפתוח אותו ולבצע עריכה, את העריכה נעשה בתוכנת האדובי הניתנת להורדה מכאן - Acrobat Reader.

לפני המשך הקריאה והעבודה חובה להוריד גם את חבילת הפונטים העברית : פונט עברית

ממכיוון שמדובר בשלב ארוך יחסית מובאת כאן הדרכה מצולמת. בתחתית המאמר יוצג גם פרק ג' המתאר כיצד ניתן לשלוח פקס דרך האינטרנט ללא עלות.

להלן המדריך - איך לערוך ולחתום על קובץ PDF במחשב?




פרק ג' - הדרך למשלוח פקס ישירות מהמחשב


די מצער שאין אתרים רבים המאפשרים שליחת פקס ללא עלות. בארץ ניתן למצוא רק אחד שכזה, כאשר חסרונו העיקרי הינו הגבלת המשלוח לשעה 20:00 ואילך. כך זה כאשר מדובר במתנות חינם...

קוראים יקרים, הכירו בבקשה את ה https://freefax.co.il/ - FreeFax

ואכן, כשמו כן הוא - "מכשיר" פקס חינמי אשר עד לאחרונה אפשר משלוח במשך כל שעות היממה ונראה שכעת הבינו בעלי האתר שכמות השימוש גבוהה מדי ולכן הוסיפו את מגבלת השעה 20:00.


שדות מידע למילוי במסגרת תהליך שליחת הפקס לאחר כניסה לאתר

1.      <כותרת הפקס> - הקלד מידע המאפשר לנמען לדעת באיזה פקס מדובר. (שם השולח מיותר מכיוון שהוא יופיע בפרטי הדואר האלקטרוני שיתקבל אצל הנמען).

2.      <בחר קובץ> - בחר את הקובץ המבוקש למשלוח.

3.      <דוא"ל לאישור> - הכתובת אליה אנו מבקשים לקבל אישור שהפקס נשלח בהצלחה.

4.      <מספרי פקס> - אחד או יותר אליהם יישלח הפקס.

5.      <שלחו פקס> - הפקס יישלח ובזה תם התהליך כולו.

חשוב לדעת !

ניתן לשלוח פקס גם לפני 20:00 בערב אך הוא ישוגר אך ורק לאחר השעה 20:00 בערב