לפי מה שהבנתי, התוכנה הזאת בנויה בצורה כזאת, או שאתה מת עליה ולא יכול בלעדיה, או שאתה לא מתקרב אליה ורק מחכה לסגור אותה בהזדמנות הראשונה שהבוס שלך מסתובב, ואתה יכול לעבוד בכל דרך חלופית שמציע מקום העבודה..אה כן, לרוב? הוא לא מציע פתרונות אחרים, בכל שנות הנסיון שלי נתקלתי רק פעם אחת בארגון שעובד עם Thunderbird (ותתפלאו לשמוע שמדובר בארגון מאוד גדול אגב), מעבר לכך? היה ארגון אחד שהציע עבודה אך ורק עם OWA, שדווקא אותו אני לא כל כך מחבב..
במקומות בהם יש שרת דואר כמו Exchange אין צורך בביצוע של גיבויים לחשבון הדואר האלקטרוני, כי הכל יושב על השרת וברגע שאנחנו יוצרים פרופיל חדש, הכל חוזר לקדמותו והכל טוב ויפה, אבל כשעובדים עם POP 3 או IMAP הסיפור שונה לחלוטין, במקרה שלי יש לי 3 חשבונות Gmail, וישנם כאלו שיש להם יותר, אז אם יש לכם רק חשבון אחד זה מאוד פשוט לזכור סיסמא, למרות שלהגדיר את זה, זה עדיין מציק אחרי ביצוע הפירמוט, אבל אם יש לכם 3 ופתאום אחד שכחתם? לשבת ולשחזר את זה יכול לבזבז הרבה מאוד זמן במידה ואתם טכנאי מחשבים פרטי, או נותני שירות במקום בו עובדים ב WorkGroup.
אחרי שנמאס לי לחפש איפה רשמתי את כל הססמאות, והיו גם כמה פעמים בהם שכחתי וקיבלתי את שלי, אז החלטתי היום פשוט לכתוב מדריך המפרט את תהליך הגיבוי מההתחלה ועד לסופו.
אז, מה ואיך מגבים?
1)
חשבונות המייל - במידה והלקוח לא זוכר את הסיסמא של החשבון שלו בג'ימייל או בכל ספק דואר אחר, הבעיה מאוד גדולה, לכן כדי מאוד לגבות את הגדרות החשבון שלו.
איך בודקים ומגבים?
ראשית נכנסים ל"לוח הבקרה" ומשם ל"דואר" ולאחר מכן לוחצים על "חשבונות דואר אלקטרוני" על מנת שנוכל לראות אילו חשבונות מוגדרים למשתמש
 |
| לוח הבקרה -> דואר -> חשבונות דואר אלקטרוני |
לאחר שבדקנו אילו חשבונות יש ללקוח, נבצע גיבוי של פרטי החשבון עצמו על מנת לעשות יש צורך בתוכנה שתראה לנו את כלל הפרטים של החשבון כלל השם משתמש והסיסמא, בדיוק בשביל זה קיימת תוכנה חינמית בשם
Mail PassView.
תשימו לב כמה חשבונות יש לי...להגדיר אותם כל פעם זה לא תענוג גדול :)
השלב הבא הוא בעצם לייצא את ערך הרג'סטרי עם כל החשבונות האלה לקובץ אחד ולשמור אותו בצד, הערך שאנחנו צריכים נקרא Outlook והוא יושב בנתיב הבא
:HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook
לאחר שביצעתם את היצוא, המינוס היחיד בכל הסיפור הזה הוא שבזמן היבוא תצטרכו להגדיר ססמאות מחדש, לכן שמרנו את הססמאות לפני כן.
2)
PST תיקיות אישיות (Personal Folders) - ישנם מצבים בהם המשתמש יודע ליצור תיקיות אישיות כי מישהו מחברה כזאת או אחרת הדריך אותו טלפונית איך ליצור לעצמו גיבוי דרך ה Outlook כי הוא פשוט רצה לעשות סדר, או ליצור לעצמו ארכיונים, אך לא בדיוק הסביר לו היכן התיקייה הזאת יושבת, עלינו מוטל נושא הבדיקה, מה שאנחנו חייבים לעשות לפני ביצוע של הסרת התוכנה, או ביצוע פירמוט הוא בדיקה היכן יושבות התיקיות הללו.
איך מגבים?
ניתן לבצע את זה על ידי כניסה ללוח הבקרה ומשם ל"דואר" ומשם ל"פרופילים" לאחר מכן נלחץ על "קבצי נתונים" ונקבל את כלל ה- PSTים שקיימים בחשבון של הלקוח, נלחץ על "פתח מיקום קובץ" ונדאג להעתיק את כלל הקבצים שיש שם למקום ממנו נוכל לבצע שיחזור לאחר מכן, שימו לב את כלל הפעולות יש לבצע כאשר ה Outlook סגור לגמרי.
 |
| לוח בקרה -> דואר -> קבצי נתונים |
 |
| פתיחת מיקום ה PST |
3)
גיבוי של אנשי הקשר - באאוטלוק 2010 אנשי הקשר הרגילים נשמרים בתוך ה PST, אך במקום ה NK2 שהיה קיים באאוטלוק 2003\2007 נוצרה תקייה בשם "אנשי קשר מוצעים" (Suggested Contacts) ולשם שינוי הם חלק מתוך ה PST של הלקוח, ככה שהם יחזרו לאחר שתבצעו שיחזור.
4)
גיבוי Rules - ישנם פעמים בהם הלקוח יוצא תיקיות ומגדיר "חוקים" אשר מעבירים את המיילים לתיקיות כאלו ואחרות, אז יש צורך לבצע גיבוי שלהם גם כן, להלן הנתיב של הקובץ:
%appdata%\Microsoft\Outlook
5)
חתימה - גיבוי החתימה אחד הדברים היותר חשובים ללקוח במידה ויש לו חתימה אשר ישב ויצר אישית, נתיב למקום בו נשמרת החתימה:
%appdata%\Microsoft\Signatures
6) הגדרות שליחה וקבלה - לרוב אין צורך לבצע גיבוי של הגדרה זאת, אך ישנם מקרים בהם הלקוח לא יודע כיצד לשנות את ההגדרות ובמצב בו מדובר בחשבון של POP3 ישנו צורך בהגדרה מכיוון שבתור ברירת מחדל ה Outlook מבצע שליחה וקבלה (בדיקה של דואר) פעם בחצי שעה, ויש צורך לבצע שינוי או לשחזר את מה שהיה לפני כן, הנתיב בו נשמרות הגדרות השלח\קבל הוא:
%appdata%\Roaming\Microsoft\Outlook
.jpg)